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Como automatizar a telefonia em uma escola ou universidade?

A automação das chamadas feitas e recebidas em uma instituição de ensino pode otimizar o trabalho dos profissionais de atendimento e secretaria, poupar gastos e aumentar a capacidade do atendimento telefônico.

Secretarias de escolas e universidades recebem uma série de ligações diárias para assuntos diversos, como financeiro, assuntos acadêmicos, documentos etc. Isso demanda não somente uma série de centrais telefônicas, como também grandes equipes de atendimento telefônico.

Já para os alunos e parceiros, perde-se tempo em meio a uma série de transferências e repetições para diferentes atendentes até o problema em questão ser resolvido.

Veja como uma plataforma de automação de telefonia em nuvem pode otimizar o atendimento de instituições de ensino e oferecer melhores experiências para quem liga:

Automação de chamadas feitas e recebidas

É possível criar na plataforma um robô que receba chamadas e responda às perguntas mais frequentes. Basta criar as interações que possam ser atendidas por robôs de voz, como por exemplo:

“Gostaria de ser transferido para o coordenador de qual curso?”

“Qual o horário de funcionamento do Campus Centro?”

“Poderia enviar a segunda via do meu boleto por e-mail?”

Com isso, os atendentes podem ser acionados somente em casos específicos e, com isso,  terem mais tempo para priorizar outras demandas, enquanto o bot atende as ligações com demandas comuns por telefone.

As chamadas receptivas podem ser usadas para outras finalidades, como tirar dúvidas sobre envio de documentos ou fazer inscrições para cursos de extensão, por exemplo.

O robô pode também transferir chamadas para ramais específicos e economizar o tempo que seria gasto por atendentes que fazem o primeiro contato telefônico.

Veja aqui como criar ramais no VozXpress:

Da mesma forma, é possível criar templates para realizar chamadas automatizadas para notificar alunos sobre a suspensão de aulas, cobranças de mensalidade, horários e salas de aulas ou atualização de cadastro, por exemplo:

Organização e análise do atendimento telefônico

Uma plataforma que crie centrais telefônicas gerenciadas por inteligência artificial permite também organizar os contatos por grupos. É possível, por exemplo, agrupar os contatos como “Pais de alunos do 5º ano” ou “Alunos voluntários do projeto social” para analisar as ligações feitas somente por esses contatos ou programar ligações específicas para os grupos.

O mesmo agrupamento pode ser feito também por áreas de especialização, como “Pós-Graduação” ou “Centro de Ciências Exatas”, facilitando o gerenciamento de contatos feito pelo time de atendimento.

O VozXpress oferece diversas métricas sobre todas as ligações feitas ou recebidas pela plataforma. É possível saber em que momento da ligação os alunos desligam ou qual é a informação mais pedida. Esses dados podem ser usados para sustentar modificações e melhorias futuras no atendimento.

Telefonia em nuvem 24×7

O VozXpress funciona com tecnologia em nuvem, ou seja, o software em nuvem para gerenciar a central telefônica ou URA exige apenas uma conexão com a internet, sem demandar fiações ou centrais telefônicas físicas. Com isso, as escolas e universidades podem poupar o gasto e espaço que usariam em seus campi com equipamentos antigos.

As ligações feitas por um robô de voz permitem não somente chamadas simultâneas, mas atendimentos feitos em qualquer hora do dia, mesmo que a instituição esteja fechada. A liberdade para os alunos tirarem suas dúvidas no dia e horário de preferência garante a eles um melhor suporte.

Além disso, a plataforma simples e objetiva não requer conhecimento técnico ou especialistas em tecnologia para configurar as chamas. Basta acessar a plataforma, alterar o que quiser e salvar. O robô irá automaticamente operar com as novas interações feitas pelo atendente.

A Elife usou o VozXpress para criar uma central telefônica receptiva, com um robô que tira dúvidas frequentes e encaminha as chamadas para ramais. Conheça: 11 23394928

Veja como criar uma central telefônica automatizada para o seu negócio:

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